英語ビジネス文書にありがちな10の文法、句読点、スペルミスの避け方

公開日: : アメリカ生活の知恵

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“こんなのいつ使うのか?” きっとあなたは高校のクラスで思ったことでしょう。しかし今あなたは大人になり、過去に想像した以上に多くの文を書いているのに気づくはずです。Eメール、提案、手紙、履歴書….この電子化した時代でも全ての場所でこれらは書かれています。

書くこと自体はなんの影響もないかもしれません。しかしあなたの書き方次第でそれは多くの従業員やお客様、同僚に影響を与えるものになります。例えば就職の面接で擦れたジーンズに汚れたスウェットスーツ、履歴書の誤字や文法ミス、句読点の誤った利用などは他者にあなたのスキルを低評価されかねません。

文法ミスや誤字、句読点の誤りは我々の文化においてよくある話ですが、”他の人はやっているじゃないか”といった話はあなたの抱える従業員やお客様には通用しませんし、いくつかの文法のルールは時と共に変わっているとしても、それは簡単に起こりうることではありません。いくつかのミスはあなたの書いたものを台無しにしますし、あなたがお客様から仕事を断られるきっかけにもなりかねません。

それでは、ネイティブでも間違いやすい、英語ビジネス文書の文法ミスの例をご紹介します。
Ten Common Grammar, Punctuation, and Spelling Errors to Avoid in Business Writing

1. Itsとit’sは異なった言葉です。前者は所有格、後者は”it is”の略です。It’sやthey’re、I’dなどは正式な文でもますます使われるようになっていますが、慎重に使ってください。

2. They’reやtheir、thereも異なった文字です。最初のThey’reはThey are, 二つ目のtheirはtheyの所有格、三つ目は場所を示す文字です。

3.一人の人物に関して話している時はtheyとtheirを使わないようにしましょう。例えばEach person submits their own time card,” という文ではtheirが男性、女性どちらを指しているのかわからないため、 “Each person submits his or her own time card”という文を作ることがありますが、これはhis もしくはherを使って長くぎこちない文なるため、一人の人物が主語に来ている際などは代名詞を使うことを避けてEach person submits a time card、またはThe people all submit their own time cards”としたほうがよいでしょう。

4.簡単な複数形にはアポストロフィーは必要ないです。これは基礎的ですが良く間違うポイントです。例えばどれぐらいの頻度であの家の表札を見ますか?”ブラウンの?”という例文に関してはThe Brown(表札として)もしくは”The Brown (The Browns’ houseの略)のどちらかでなければなりません。Apple’s for saleという文が良くある間違いの例です。正確にはApples for sale か Apple’s core for saleになります。

5.クオーテーションマークはあなたが思っているほど使う必要はありません。一般的には皮肉や腕曲表現などの引用符として使われるもので、she was “sick“ on the sunny day when she missed workといった使い方をしますが、間違いの一例として例えば“Apples” for saleと書いた場合にはこのAppleはリンゴではないなにかそう見える別の物という文になります。

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6.完結した文には目的語と動詞が必要です。もしそれがなければ分は完結しません。例えば、Submitting my work” はフレーズでしかなく、I am submitting my workは文と言えます。

7.肩書きは安易に大文字にすべきではありません。大文字で書いた肩書きは本当に一般的ですが、あなたが正確に書こうと考えた時には、厳密には誤りとなります。一部例外もあります。President of the United States of Americaなど。しかしほとんどの場合は、The president of XYZ Company spoke todayという風に書くのが一般的です。

8.“This“は必ず名詞を使用した後に使ってください。時々ライターがThis is not what we want.などというかもしれませんが、thisの意味がクリアな場合は良いですが、多くはそれまでの文に名詞が多く使われ過ぎていてthisがどれを指しているのかわかりません。そのため常に明瞭に名詞の後にthisを使う必要があります。

9.受け身を使いすぎるのはよくありません。Mistakes were madeは謝罪になっていません。なぜなら責任を負っていないためです。I made a mistake” の方が文法的にも断然良いものです。受け身の文章は人や物事の責任性を曖昧にしぼかすため、あまり使いすぎるのはよくありません。

10.誤字はチェックしましょう。一つのミスによって我々の文は全くの別物になってしまうものです。例外はなく、チェックを怠らないようにしましょう。

英語の文法やスペルミスは、私たちが考える以上に英語のネイティブの人は気にしており、文法や単語が間違った英語の文章を書くと、ばかにされるだけでなく、誤解が生じたり、就職や進学、重要なビジネスの機会を失ったりするということにもなりますね。

しかし、そうかといってネイティブでない私たちにはなかなか難しい問題です。仕事で英文作成や翻訳をしている人にとっては切実な問題ですが、その都度、ネイティブチェックを受けていていてはお金がかかってしょうがありません。

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英語論文、英文エッセイ作成に無料文法チェックサイトのGrammarly。盗用や剽窃も防げます。

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